Het Centrum voor Hart- en Vaatziekten bundelt de diensten cardiologie, hartchirurgie, vaatchirurgie en elektrofysiologie van het UZ Brussel en voorziet hoogkwalitatieve zorg dankzij doorgedreven wetenschappelijk onderzoek en innovatie. We verzorgen jaarlijks 30.000 patiënten op onze raadpleging en hospitalisatieafdelingen. We werken daarbij samen met uitgebouwd netwerk van verwijzende artsen en ziekenhuizen.

Je opdracht

Als personal assistant ondersteun je het diensthoofd cardiologie, het diensthoofd vaatheelkunde en de manager van het Centrum voor Hart- en Vaatheelkunde. Je bent het aanspreekpunt en referentiepersoon voor iedereen die om professionele reden met het Centrum voor Hart- en Vaatziekten contact opneemt. Je zorgt ervoor dat onze klanten, collega's en leveranciers warm onthaald worden en hun afspraak vlot gepland krijgen. Je werkt zelfstandig, en kan meerdere projecten uitwerken, opvolgen en rapporteren.

Je krijgt veel autonomie en verantwoordelijkheid en hebt inspraak in de werking én planning. Het werk is afwisselend, uitdagend en geeft veel voldoening. Je bent verantwoordelijk voor:

 

  • Het uitvoeren van administratieve taken en het beheren van de administratieve processen in directe ondersteuning van het medisch diensthoofd en de manager van het Centrum voor Hart- en Vaatziekten; zoals verslaggeving, agendabeheer, organisatie van zakenreizen en actualiseren van het CV;
  • De opmaak van de planning en organisatie van de interne & externe raadplegingsactiviteiten in overleg met de artsen, manager en administratieve collega's;
  • De administratie rond aanwerving en inplanning van artsen en artsen in opleiding;
  • De voorbereiding, organisatie en ondersteuning bij congressen, seminaries, vergaderingen en delegaties;
  • Het up-to date houden van onze interne en externe website, nieuwsbrieven en jaarverslagen.
  • De administratieve opvolging van bestellingen, facturen en rekeningen

De personal assistant rapporteert aan de manager van het Centrum voor Hart- en Vaatziekten. Prioriteiten worden afgesproken als deel van de jaarlijkse objectiefzetting.

 

Je persoonlijke competenties

  • Je beschikt over een stevige dosis organisatietalent en behoudt het overzicht, tegelijkertijd heb je oog voor detail.
  • Je bent een dynamische en positief ingestelde persoon die zelfstandig kan werken, prioriteiten kan stellen en stress-bestendig is. Veranderingen geven je energie, ook als ze jou persoonlijk uitdagen;
  • Je zoekt mee naar oplossingen en combineert hierbij autonomie met resultaatgerichtheid. Je hebt een creatieve geest en kan out of the box denken naar oplossingen die bijdragen tot de doelstellingen van het Centrum voor Hart- en Vaatziekten
  • Je hebt zin voor humor; je bent scherp en houdt ervan uitgedaagd te worden; je kunt tegen een stootje en vindt feedback krijgen en geven waardevol;
  • Je werkt patiëntgericht en bent assertief met voldoende aandacht voor diplomatie en integriteit;
  • Je bent gekend door vrienden en collega’s als iemand die discreet is.

Je technische competenties

  • Je handelt autonoom telefoongesprekken en e-mailverkeer af, wijst deze correct door en informeert.
  • Je hebt goede communicatieve vaardigheden zowel mondeling als schriftelijk, zowel op formele als op informele wijze.
  • Je hebt een zeer grondige kennis van het Nederlands en een vlotte kennis van het Frans en Engels, zowel gesproken als geschreven.
  • Je organiseert en klasseert informatie op een systematische en structurele manier op papier en digitaal
  • Je bent in staat om een netwerk uit te bouwen met collega's op andere medische diensten, de algemene directie, personeelsdienst, aankoop, facturatie en financiële dienst
  • Je kan vlot werken met de gangbare Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint en Outlook), teleconferentie en webtoepassingen
  • Je bent vertrouwt met administratieve systemen als SAP;

Je profiel

  • Je beschikt minstens over een Bachelor opleiding Office Management
  • Je kan terugblikken op minstens 5 jaar relevante werkervaring als personal assistant of projectmedewerker.
  • Je hebt ervaring met projecten die je zelfstandig uigewerkt en opgevolgd hebt.
  • Ervaring in de gezondheidssector is een pluspunt.

Ons aanbod:

  • Een voltijds contract (38u) van onbepaalde duur.
  • Verloning volgens barema met overname van relevante anciënniteit
  • Extralegale voordelen:
    • Aanvullend pensioenfonds;
    • Hospitalisatieverzekering, inclusief tegemoetkoming in ambulante zorgen in het UZ Brussel;
    • Verzekering gewaarborgd inkomen;
    • Tussenkomst in vervoersonkosten:
      • Volledige terugbetaling openbaar vervoer
      • Fietsvergoeding
      • Kilometervergoeding voor wagens
    • Verminderde tarieven in het bedrijfsrestaurant;
    • Toegang tot parking aan het ziekenhuis en afstandsparkings aan afrit 9 (Jette) en het researchpark in Zellik;
    • Toegang tot 'Benefits at Work'- personeelskortingen;
    • 27 vakantiedagen;
    • Attractiviteits- en eindejaarspremie;

 

Het UZ Brussel vormt samen met de Vrije Universiteit Brussel en Erasmushogeschool Brussel de Brussels Health Campus. Op deze campus, gelegen tussen afrit 9 van de Brusselse ring en het Laarbeekbos, zijn ook een kinderkribbe (volgens K&G-systeem), kinderopvang in de vakanties, een lagere school en een fitnesscentrum gelegen.

 

Interesse?

Solliciteer online via onderstaande sollicitatielink. Met vragen kan je terecht bij Daan Aeyels, manager van het Centrum voor Hart- en Vaatziekten op het nummer 02 474 98 55

Wil je op de hoogte blijven van onze vacatures? Vul hieronder je emailadres in en ontvang een job-alert voor jobs die jou interesseren.
In welke categorieën bent u geïnteresseerd?
U krijgt enkel bericht over jobs in de categorieën die u selecteert