Functie
Je bent de personal assistant van het nieuwe diensthoofd op Oftalmologie.
Taken ter ondersteuning van het diensthoofd:
- Je ondersteunt het medisch diensthoofd bij het leiden van haar dienst.
- Je organiseert de afspraken van het medisch diensthoofd.
- Je beheert de agenda van het diensthoofd.
- Je staat in de voor de communicatie, algemene administratieve taken en specifieke projecten (ICT optimalisaties, optimalisaties van planningen…).
- Je overlegt dagelijks met het medisch diensthoofd en volgt de besproken thema’s op.
- Je neemt deel aan de wekelijkse teamvergadering en maakt het verslag op.
- Je bewaakt het overzicht van de planning van de consultaties rekening houdend met de aan-en afwezigheden van de stafleden en van de Artsen-Specialisten in Opleiding (ASO's) die stage lopen binnen de diensten. Je hebt hiervoor regelmatig overleg met de baliemedewerkers.
- Je vangt de roterende ASO’s op en regelt de praktische zaken zoals badgetoegang, planning van de consultaties, verlof, …
- Je bent het aanspreekpunt voor de ASO’s (truncus communis en hogere opleiding):
- Je vangt nieuwe ASO’s op en beantwoordt hun praktische vragen.
- Je geeft logistieke ondersteuning aan de ASO’s (badgetoegang, planning van de consultaties, verlof, toegang tot KWS, dect, uitleg rond Medbook, …).
- Je zorgt voor de opmaak en opvolging van stageplannen, wijzigingen in stageplannen, aanvragen tot erkenning.
- Je plant functioneringsgesprekken in en zorgt voor de opvolging.
- Je ondersteunt de planning van de opleiding van de ASO's binnen het UZ Brussel.
Algemene taken:
- Je helpt en ondersteunt de patiënt doorheen zijn administratief traject in het UZ Brussel.
- Je staat in voor de communicatie (telefoon, mail, post,…) met patiënten en verwijzende artsen.
- Je verzorgt de medische verslaggeving (OK, hospitalisatie, consultatie,…).
- Je ondersteunt medische diensten bij specifieke processen of projecten (medische registratie, dossierbeheer,…).
- Je bent verantwoordelijk voor alle bestellingen.
Competenties
- Afspraken en planning van medewerkers organiseren
- Vergaderingen voorbereiden en organiseren
- Brieven, verslagen, nota’s, … opstellen en redigeren
- Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mail berichten beheren
- Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, bijwerken van bestanden, …)
- Documenten archiveren en klasseren
- Verplaatsingen, meetings en eventuele reizen van medewerkers organiseren
- Tools voor de opvolging van activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
- Beslissingen, dienstnota’s, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
- Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
- Ondersteuning met de lay-out van bepaalde documenten, PPT’s, …
Profiel
- Je beschikt over een bachelordiploma office management, bij voorkeur afstudeerrichting medical office management.
- Je hebt al een aantal jaren ervaring als Personal Assistant.
- Je bent communicatief, gemotiveerd en flexibel.
- Je kan zelfstandig functioneren en hebt zin voor initiatief.
- Je beschikt over een dosis organisatietalent en behoudt het overzicht, tegelijkertijd heb je oog voor detail.
- Je hebt een empathische persoonlijkheid en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
- Je werkt vlot met MS Office (Word, Excel, PowerPoint en outlook).
- Je hebt een zeer grondige kennis van het Nederlands en een goede kennis van het Frans en van het Engels.
Aanbod
- Een deeltijds (80%) van onbepaalde duur.
- Verloning volgens barema met overname van relevante anciënniteit.
- Extralegale voordelen:
- Aanvullend pensioenfonds;
- Hospitalisatieverzekering, inclusief tegemoetkoming in ambulante zorgen in het UZ Brussel;
- Verzekering gewaarborgd inkomen;
- Tussenkomst in vervoersonkosten:
- Volledige terugbetaling openbaar vervoer;
- Fietsvergoeding;
- Kilometervergoeding voor wagens;
- Mogelijkheid fietsleasing voor woon-werk verkeer.
- Verminderde tarieven in het bedrijfsrestaurant;
- Toegang tot parking aan het ziekenhuis en afstandsparkings aan afrit 9 (Jette) en het researchpark in Zellik;
- Toegang tot 'Benefits at Work'- personeelskortingen;
- 27 vakantiedagen;
- Attractiviteits- en eindejaarspremie.
Het UZ Brussel vormt samen met de Vrije Universiteit Brussel en Erasmushogeschool Brussel de Brussels Health Campus. Op deze campus, gelegen tussen afrit 9 van de Brusselse ring en het Laarbeekbos, zijn ook een kinderkribbe (volgens K&G-systeem), kinderopvang in de vakanties, een lagere school en een fitnesscentrum gelegen.
Interesse?
- Solliciteer online via www.uzbrusselwerkt.be